BenBelle Kinderopvang BV hecht veel waarde aan de bescherming van uw
persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie
geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met
persoonsgegevens. BenBelle Kinderopvang BV houdt zich in alle gevallen aan de
toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening
Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Als BenBelle Kinderopvang BV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw
persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin,
vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens
onder aan dit document.
-
-
-
-
-
-
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal
nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking
van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de
beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor
uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen
en deze respecteren.
Privacy Policy
Grondslag* voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen opdracht;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan BenBelle Kinderopvang BV de volgende
persoonsgegevens van u en de door u aangemelde kinderen vragen:
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door BenBelle Kinderopvang BV
verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Verwerking van persoonsgegevens van ouders en kinderen (klanten)
Wachtlijstregistratie
Plaatsingsgegevensregistratie
Financieel-administratieve registratie
Klachtenregistratie
Archiefregistratie
Personeelsadministratie
Registratie kind gegevens op de locaties, inclusief kindvolgsysteem
Looqin.
BenBelle Kinderopvang | Mont Blanc 2 | 3825 AH Amersfoort
www.benbelle.nl
Hoe voeren we dit uit?
Uw persoonsgegevens worden door BenBelle Kinderopvang BV opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
-
1) Ten aanzien van wachtlijst en plaatsingsgegevens:
De gegevens worden opgeslagen in een met een wachtwoord beveiligd
geautomatiseerd systeem. De gegevens zijn toegankelijk voor de medewerkers van de afdeling
planning en de directie.
2) Ten aanzien van financieel administratieve gegevens:
De gegevens worden opgeslagen op een met een wachtwoord beveiligde schijf. De financiële
gegevens zijn toegankelijk voor de medewerkers van de afdelingen planning en administratie en de
directie.
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële
administratie voor maximaal 7 jaar. Noodzakelijk vanwege de koppeling met
belastingdienst in verband met kinderopvangtoeslag.
-
-
-
-
-
-
-
-
Naam;
Adres;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geslacht;
Geboortedatum;
BSN nummer;
Overige relevante gegevens t.b.v. van het uitvoeren van de overeenkomst. (o.a.:
noodnummers, huisartsgegevens, gegevens zorgverzekering etc.) Deze worden op
het kennismakingsformulier vastgelegd.
4) Ten aanzien van archiefregistratie: gegevens die op papier staan worden bewaard conform de
archiefprocedure; geautomatiseerde bestanden worden bewaard; gegevens op de locatie worden
vernietigd na beëindiging van de plaatsing bij BenBelle Kinderopvang.
5) Ten aanzien van de registratie personeelsgegevens; Op het hoofdkantoor wordt van iedere
medewerker een personeelsdossier bewaard in een afgesloten kast. Deze kast is
alleen toegankelijk voor daarvoor geautoriseerde personen conform het personeelsbeleid. De
geautomatiseerde gegevens worden beveiligd door middel van een wachtwoord en autorisatie. Zie
verder onderstaand hoofdstuk over de verwerking van persoonsgegevens
van medewerkers.
6) Met betrekking tot de kind gegevens die op de locatie worden bewaard: de privacygevoelige
gegevens worden bewaard in de Groepsmap. Deze map bevat de volgende gegevens per kind:
Informatie door ouders verstrekt bij het plaatsingsgesprek (stamkaart) en nadere bijzonderheden
daarna (formulier kind dossier). Verslaglegging observaties, oudergesprekken en kindbesprekingen.
Verslaglegging en formulieren vanuit het Protocol zorg over een kind of Protocol signaleren
kindermishandeling indien relevant. Medicijntoediening, medisch handelen en de registratie, indien
relevant. Deze map wordt bewaard in een gesloten kast. Elke groep beschikt ook over een tablet.
Hierin zijn ook de stamkaart en de bijzonderheden over de kinderen te vinden, alsmede de
contactgegevens van de ouders. De tablets zijn beveilig met een wachtwoord wat alleen bij de
medewerkers van die specifieke groep en de systeembeheerder bekend is. Ook het kindvolgsysteem
Looqin is middels een inlogprocedure beveiligd.
3) Ten aanzien van de klachtenregistratie:
De correspondentie met betrekking tot klachten is toegankelijk voor de directie, de afdeling
planning/klantencontacten, de manager(s) die in de lijn verantwoordelijk is (zijn) voor de afhandeling
van de klacht, en indien relevant, voor de betrokken medewerker.
BenBelle Kinderopvang | Mont Blanc 2 | 3825 AH Amersfoort
www.benbelle.nl
Persoonsgegevens van geïnteresseerde (toekomstige klanten) worden door BenBelle
Kinderopvang BV verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van gerichte contacten. Opname op de wachtlijst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Mondelinge toestemming, invullen van contactformulier op de website of het sturen van
een mail naar ons;
Verwerking van persoonsgegevens van geïnteresseerden
Van uw kind hebben wij de volgende gegevens nodig:
Uw persoonsgegevens worden door BenBelle Kinderopvang BV opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men gezien wordt als een geïnteresseerde.
-
-
-
-
-
-
-
Naam;
Telefoonnummer;
E-mailadres.
Naam;
Geboortedatum;
Gewenste opvangdagen;
Gewenste ingangsdatum
opvang.
Persoonsgegevens van medewerkers worden door BenBelle Kinderopvang BV verwerkt ten
behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan BenBelle Kinderopvang BV de volgende
persoonsgegevens van u vragen:
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geboortedatum;
Salarisgegevens;
Kopie ID;
BSN-nummer;
Bankgegevens;
Loonbelastingverklaring
Foto voor opname op website en
groepsinformatiebladen.
Deze persoonsgegevens worden door BenBelle Kinderopvang BV opgeslagen ten behoeve
van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
-
-
Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna nog maximaal 2
jaar Kopie id bewijs en loonbelastingverklaring conform de Wet gedurende 5
jaar na uitdiensttreding.
BenBelle Kinderopvang | Mont Blanc 2 | 3825 AH Amersfoort
www.benbelle.nl
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen opdracht;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan BenBelle Kinderopvang BV de volgende
persoonsgegevens van u vragen:
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit
noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
Persoonsgegevens van leverancier worden door BenBelle Kinderopvang BV verwerkt ten
behoeve van de volgende doelstelling(en):
Uw persoonsgegevens worden door BenBelle Kinderopvang BV opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
-
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin
uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit
wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een
onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking
te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Andere voorbeelden van
wettelijke verplichtingen ten aanzien van werknemers zijn: UWV, arbodienst en de pensioen
uitvoerder. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk
toestemming voor geeft.
Verstrekking aan derden
Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Naam;
Adres;
Woonplaats;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Bankgegevens
Het verzorgen van de
internetomgeving; Administratie;
Administratieve doeleinde;
Het plaatsen van bestellingen
Het uitvoering geven aan de
overeenkomst.
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële
administratie voor maximaal 7 jaar.
BenBelle Kinderopvang | Mont Blanc 2 | 3825 AH Amersfoort
www.benbelle.nl
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om
persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16
jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of
wettelijke vertegenwoordiger.
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u
ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw
persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u
het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in
opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij
gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming
hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
BenBelle Kinderopvang BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het
doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Binnen de EU
Minderjarigen
Bewaartermijn
Rechten omtrent uw gegevens
-
-
-
-
-
-
Alle personen die namens BenBelle Kinderopvang BV van uw gegevens kennis kunnen
nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar
aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke
of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
persoonsgegevens.
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u
hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij
dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Klachten
De regels van de AVG gaan over privacygevoelige (veelal digitale) informatie en
beeldmateriaal. Het gaat dus over de veiligheid van de kinderen en ouders. Daarom heeft de
oudercommissie adviesrecht op het (privacy)beleid van de organisatie. Alle
Oudercommissies hebben advies uitgebracht over deze privacy policy.
Oudercommissie
BenBelle Kinderopvang | Mont Blanc 2 | 3825 AH Amersfoort
www.benbelle.nl
BenBelle Kinderopvang BV
Mont Blanc 2
3825 AH
Amersfoort
Info@benbelle.nl
*Grondslag: reden voor het opslaan en bewerken van persoonsgegevens.
Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan
contact met ons op!
Vragen
Contactgegevens
BenBelle Kinderopvang | Mont Blanc 2 | 3825 AH Amersfoort
www.benbelle.nl